Ik ben de spin in het web

Wie denkt dat Verkennende gesprekken vanzelf tot stand komen, heeft het mis. Achter elk gesprek zit een zorgvuldig afgestemd proces van plannen, afstemmen en vooruitdenken. Monique Beckers weet daar alles van. Zij werkt als secretaresse en planner van de Verkennende gesprekken in de Westelijke Mijnstreek en is al acht jaar werkzaam binnen de GGZ.

Van pilot naar vaste werkwijze
Monique was vanaf het begin betrokken bij de pilot van de Verkennende gesprekken. “We zijn gestart met het plannen van de eerste 500 gesprekken, samen met collega’s van Mondriaan. In het begin was het zoeken, ook voor huisartsen. Inmiddels zie je dat zij het model steeds beter weten te vinden en dat het aanbod toeneemt.”

Waar in de pilotfase veel centraal geregeld werd, ligt nu meer verantwoordelijkheid bij de regio’s zelf. “Elke regio plant nu zijn eigen cliënten in. Wij doen dat voor de Westelijke Mijnstreek.”

De kunst van het plannen
De rol van het secretariaat is veelzijdig. Monique en haar collega’s maken dossiers aan, plannen afspraken en zorgen dat alle betrokkenen beschikken over de juiste informatie. “Een Verkennend gesprek kan alleen doorgaan als twee professionals beschikbaar zijn: iemand vanuit de GGZ en iemand uit het Sociaal Domein. Die agenda’s moeten precies matchen. Dat is soms echt puzzelen.”

Daarbij spelen ook locaties, reistijd en individuele wensen van verkenners een rol. “We proberen rekening te houden met ieders voorkeuren, maar uiteindelijk staat de cliënt voorop. Hoe sneller iemand terechtkan, hoe beter.”

Zorgvuldige voorbereiding en terugkoppeling
Wanneer een afspraak is ingepland, ontvangen cliënten een duidelijke uitnodiging. “Daarin staat wat ze kunnen verwachten van het gesprek, wie erbij aanwezig zijn en hoe het vervolg eruitziet. Ook krijgen ze een vragenlijst ter voorbereiding.”

Na afloop van het gesprek komt het secretariaat opnieuw in actie. “Wij controleren het verslag, verwerken de conclusie en zorgen dat het op tijd bij de huisarts en – als gewenst – bij de cliënt terechtkomt. Die snelle terugkoppeling is belangrijk, zodat de huisarts direct weet welke vervolgstap nodig is en er geen onnodige vertraging ontstaat.”

Onderschat, maar onmisbaar
Wat Monique graag zou willen dat anderen beter begrijpen? “Het werk van het secretariaat wordt vaak onderschat. Mensen denken soms dat je ‘even’ kunt bijspringen, maar je moet het hele proces overzien, vooruitdenken en continu schakelen. Als de basis niet op orde is, kunnen de gesprekken simpelweg niet plaatsvinden.”

Zelf haalt ze veel voldoening uit haar werk als alles soepel loopt. “Als een verwijzing binnenkomt, ik de cliënt direct kan bereiken, een afspraak kan plannen en alles klopt – dan denk ik: ja, hier doen we het voor.”

Samen verder bouwen
Sinds kort wordt Monique ondersteund door een collega vanuit MIK & PIW, in het kader van het transformatieplan. “Die samenwerking is heel waardevol en laat zien dat we samen blijven bouwen aan een steeds beter werkend proces.”

Haar rol vat ze zelf kernachtig samen:
“Ik ben de spin in het web die ervoor zorgt dat zowel collega’s als cliënten goed ondersteund worden.”