De onzichtbare motor achter het verkennend gesprek

Bonnie werkt bij Mondriaan als beleidsadviseur en projectleider. Sinds 1 september is zij bij het Transformatieplan betrokken als implementatiecoördinator voor de regio Parkstad, Daar richt zij zich op de invoering van het Uniform Instroommodel (UIM). Met haar achtergrond in gezondheidswetenschappen en zorgmanagement richt zij zich op de technische en procesmatige ondersteuning van het netwerk.

Hoe werken jullie als team samen aan de implementatie?
“Binnen Zuid-Limburg werken we in drie regio’s, elk met een eigen implementatiecoördinator (of duo),” vertelt Bonnie. “We hebben ervoor gekozen om regionaal te werken, met ruimte voor verschillen per subregio. Tegelijkertijd pakken we thema’s die voor heel Zuid-Limburg gelijk zijn gezamenlijk op.”

Dat betekent dat onderwerpen zoals opleiding en systeeminrichting gezamenlijk worden afgestemd, terwijl regio’s hun eigen accenten kunnen leggen. Het implementatieteam komt wekelijks bijeen om de voortgang te bespreken en ervaringen uit te wisselen. “Ik richt me vooral op de inrichting van Zorgdomein en CRS. Daarmee zorgen we dat het proces achter het verkennend gesprek soepel en betrouwbaar verloopt.”

Kun je uitleggen wat de rol is van Zorgdomein en CRS?
Zorgdomein is het digitale platform waarmee huisartsen verwijzingen doen. Binnen Zuid-Limburg worden verkennende gesprekken momenteel aangeboden als product vanuit Mondriaan. Het woonadres van de cliënt bepaalt naar welke subregio wordt verwezen, zodat de verkenner werkt met de juiste zorg- en sociale kaart.

“In het najaar hebben we via de regionale huisartsenorganisaties instructies gedeeld over verwijzen via Zorgdomein. Sindsdien zien we dat het gebruik sterk is toegenomen. Voorheen kwamen verwijzingen vaak via e-mail binnen.”

Verwijzen via Zorgdomein heeft meerdere voordelen:
• Gegevens worden direct correct verwerkt
• Minder handmatige administratie
• Betere borging van privacy
• Minder kans op fouten of onvolledige informatie

“We onderzoeken nu of we de verkennende gesprekken als netwerkproduct kunnen aanbieden in plaats van als product van één organisatie. Dat zou beter aansluiten bij de regionale samenwerking.” Naast Zorgdomein speelt ook CRS een belangrijke rol. CRS is het elektronisch patiëntendossier waarin het traject van de cliënt wordt vastgelegd.

“Zodra een verwijzing binnenkomt, wordt in CRS een dossier aangemaakt. Het secretariaat plant het gesprek in bij de juiste verkenner. Na het gesprek wordt het verslag in CRS verwerkt en via het secretariaat teruggekoppeld aan de huisarts. Daarna wordt het dossier gesloten.” Hoewel dit proces administratief klinkt, is het volgens Bonnie cruciaal voor de kwaliteit van zorg. “Als een cliënt wordt verwezen, moet het hele proces kloppen: planning, verslaglegging en terugkoppeling. CRS zorgt ervoor dat die informatie-uitwisseling veilig en gestructureerd plaatsvindt.”

Daarnaast levert het systeem belangrijke gegevens voor monitoring en verantwoording, zoals aantallen gesprekken en no-shows. Ook ondersteunt het secretariaat bij het opstellen van brieven aan cliënten.

Hoe belangrijk is deze administratieve functie voor het proces?
“Het is essentieel. Wanneer een cliënt verwezen wordt, wil je dat het gesprek goed gepland wordt en dat de huisarts een duidelijk advies terugkrijgt. CRS ondersteunt die informatie-uitwisseling. Daarnaast is het systeem belangrijk voor de monitoring en verantwoording. Ook ondersteunt het systeem het secretariaat bij het maken van brieven voor cliënten.”

Wat gaat er de komende tijd nog veranderen?
“Voor patiënten en huisartsen blijft het proces herkenbaar; de grootste veranderingen vinden achter de schermen plaats. “We werken aan twee zaken: het optimaliseren van de inrichting van Zorgdomein en het verder verbeteren van CRS. Sinds 1 januari zijn al aanpassingen doorgevoerd die ons helpen bij declaratieverwerking en het verlagen van de administratieve belasting.” Ook wordt het proces rondom de domeinoverstijgende casusoverleggen (DOCO’s) verder gestroomlijnd. Daarbij is privacy een belangrijk aandachtspunt: gegevens moeten veilig worden verwerkt en bij de juiste persoon terechtkomen.

Is stuurinformatie een nieuw onderdeel binnen dit project?
“De informatie was er wel, maar het was lastig uit het systeem te krijgen. Nu kunnen we beter zien wat de rol van iedere verkenner is en welke huisartsen verwijzen. We zitten nu nog in een overgangsfase. We hebben belangrijke stappen gezet, maar we zijn er nog niet. Het systeem moet de processen in de praktijk ondersteunen, en daar zijn we nu met de juiste mensen mee bezig.”

Wat is er nodig om dit naar een hoger niveau te tillen?
“We hebben veel aandacht besteed aan het goed inrichten van de systemen en processen. Dat zie je niet direct terug in de spreekkamer, maar het zorgt er wel voor dat het proces rondom het verkennend gesprek soepeler verloopt.” Minder losse e-mails, duidelijke registratie en betrouwbare gegevens zorgen voor meer vertrouwen bij huisartsen en praktijkondersteuners. “De techniek moet de kwaliteit van zorg ondersteunen. Door het proces te optimaliseren, creëren we ruimte om te doen waar het uiteindelijk om gaat: de best passende zorg voor de cliënt.”

Wil je meer weten over de technische inrichting of de voortgang in regio Parkstad? Neem dan contact op met Bonnie!